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Project Manager: Una herramienta para la administración de proyectos.

2012-01-19T10:49:00.001-06:00

Durante el curso de Ingeniería de Proyectos en el Tecnológico de Monterrey, trabajé en la planeación y ejecución de un proyecto que consistió en realizar una documentación del estado del arte de la administración de proyectos. El equipo de trabajo estaba conformado en total por 3 integrantes, yo tenía el cargo de Project Manager mientras que el profesor del curso, el Dr. Adán López, desempeñaba el rol de cliente. Aunque el proyecto fue un ejercicio didáctico, me permitió comprender el proceso de administración de un proyecto a través de la práctica misma de los fundamentos del curso, pero también por medio de la aplicación de herramientas de apoyo; particularmente fueron dos elementos clave los que me permitieron desarrollar mi proyecto: el software y la metodología.

En la actualidad, existen diversas herramientas tecnológicas para la administración de proyectos que brindan la posibilidad de organizar, controlar y ejecutar el desarrollo de un proyecto, tal es el caso del software Project Manager, el cual precisamente utilicé en el desarrollo de mi proyecto del curso de Ingeniería de Proyectos.

ProjectManager se caracteriza por trabajar en un entorno online, el cual permite la ejecución y supervisión en tiempo real de las tareas programadas en un proyecto. A través de este software es posible compartir planes de trabajo para su ejecución y supervisión, organizar equipos de trabajo, realizar modificaciones en tiempo real, asignar recursos de proyecto y mantener una comunicación directa online con el equipo de trabajo del proyecto. Una característica muy importante de este software de administración de proyectos es la compatibilidad con Microsoft Project y la posibilidad de administrar riesgos, problemas y cambios durante la ejecución de un proyecto. Por otra parte, este software tiene la capacidad de realizar reportes periódicos del estado del proyecto, únicamente es necesario seleccionar las características que se desean reportar y el periodo de tiempo.

Project Manager ofrece la ventaja de ser muy práctico y sencillo de usar, de tal forma que no es necesario tomar curso alguno para poder interactuar con el sistema, debido a que la calendarización y programación de actividades se realiza en un entorno similar al de Microsoft Project; esto sin duda representa una importante ventaja en cuanto a la aceptación y adaptación al software por parte del usuario final. Además, la administración de riesgos, problemas y cambios en Project Manager permite llevar a cabo un mejor monitoreo y control del proyecto. Por otro lado, los mensajes instantáneos en línea y la posibilidad de compartir información en tiempo real, hace más estrecha la comunicación con el equipo de trabajo. Sin embargo, algo con lo que aparentemente no cuenta este software es el poder establecer una línea base en la calendarización de actividades, por lo que no se podría realizar un control de tiempo por Gantt. En resumen, Project Manager ofrece una alternativa práctica y sencilla para establecer una administración de proyectos en tiempo real debido a que es una plataforma basada en web, sin embargo, si el software se aplica en un proyecto donde es necesario llevar un control por Gantt, se presentaría una limitante, debido a que el software aparentemente no permite establecer una línea base en el calendario de tareas, lo cual provoca que al menos en ese sentido, se necesite complementar Project Manager con otro software de administración de proyectos. El software tiene una versión de prueba por 30 días y es posible adquirirlo desde $300 USD al año.

La página web del software es http://www.projectmanager.com/

Elaborado por Diego Escamilla, revisado por Dr. Adán López Miranda.

Cornell Project Management Methodology (CPMM)

2011-12-08T10:30:00.002-06:00

Durante un proyecto académico de investigación documental acerca del Estado del Arte de Administración de Proyectos, se nos solicitó aplicar una metodología de Administración de Proyectos. La idea era utilizar una metodología de precio accesible o de preferencia gratuita para poder administrar la investigación como un proyecto pequeño. Fue así como se encontró la Cornell Project Management Methodology (CPMM). A continuación se dan más detalles de esta metodología:

Surge de una iniciativa de la Universidad de Cornell con el propósito de diseñar una metodología de administración de proyectos aplicable para toda la Institución con las herramientas de apoyo adecuadas para maximizar la productividad y eficacia en la realización de proyectos con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.
Es una adaptación de una metodología de la Universidad de Princeton. Tiene un record de siete años consecutivos de éxito en instituciones de educación superior y sigue los estándares industriales del Instituto de Administración de Proyectos (PMI).
Sus etapas son: Iniciación del proyecto, planeación del proyecto (alto nivel), planeación del proyecto (nivel detallado), Ejecución y Control del proyecto y finalmente Cierre del Proyecto. De igual forma, se tiene un apartado de los roles y responsabilidades dónde se describe lo que tiene que hacer cada integrante del equipo según el rol asignado.
Cuenta con una guía detallada donde se describe el propósito y los pasos de cada etapa del proyecto, plantillas y además una sección de preguntas y respuestas que es bastante útil. Su uso es muy recomendable.
La metodología es gratuita, su guía se puede encontrar en la siguiente liga: http://www2.cit.cornell.edu/computer/robohelp/cpmm/CPMM_Guidebook.htm
Si lo que se busca son las plantillas, se puede utilizar directamente la liga: https://confluence.cornell.edu/display/CITPMO/CPMM+Templates
Durante la investigación encontramos que la metodología no se ajustaba del todo a las necesidades de nuestro proyecto, quizá porque está orientada a proyectos de mayor magnitud. Sin embargo, dado que la metodología es muy completa, tiene una ventaja: se vuelve versátil para aplicarla en proyectos medianos o pequeños como el nuestro. A pesar de poder adaptar la metodología a proyectos pequeños, un punto en contra de hacer esto es que algunas plantillas no puedan ser aplicadas, desaprovechando algunas herramientas que pueden ser útiles.
Otra desventaja que percibimos en la metodología es la ambigüedad que presentan algunas platillas, pues a pesar de tener un formato amigable, no se comprendía como completar algunos puntos del formato.
Debido a la implementación de 1 ó 2 formatos de las distintas etapas (iniciación, control, cierre) de la metodología de administración de proyectos, se entregó un producto final de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto.

fuente:

https://confluence.cornell.edu/display/CITPMO/Cornell+Project+Management+Methodology+(CPMM)

Autores: Elsa Arellano y Saul Espinosa.
Reviso: Dr. Adán López Miranda.

Software Gratuito de Administración de Proyectos

2011-11-23T10:40:00.002-06:00

GANTT PROJECT
http://ganttproject.biz/

Es gratuito. Aplicación de escritorio.
Fácil de instalar y ocupa poco espacio (cerca de 10 Mb). También se puede usar en línea mediante un ambiente de Java (JRE).
Es una buena herramienta de Administración de Proyectos, con una gran variedad de
aplicaciones y accesorios tomando en cuenta que es un producto gratuito.
Tiene buenas funciones básicas que con conocimientos básicos y unas cuantas horas de uso se pueden llegar a manejar correctamente.

PROJECT ENGINE
http://www.projectengine.nu/

Es gratuito y es una aplicación que se instala en la PC.
Compatible con Windows 2000/NT/XP. Se debe contra con Java Runtime Environment 2, el cual se baja desde la red.
Se puede utilizar en la administración de proyectos, tanto por los miembros, la administración o los clientes.

INSTANT TEAM
http://www.instant-team.com/

Es una aplicación que se instala en la PC
Ofrece un Trial de tiempo ilimitado y con todas las funciones disponibles, con la única restricción de que sólo podrá ser utilizado por un usuario.
Se pueden realizar tareas, darles seguimiento, utilizar el diagrama de Gantt, hacer reportes, etc.
Requiere registrarse (gratuito) en la página.
Compatible con Windows y Linux

iTEAMWORK

http://www.iteamwork.com/

Es gratuito y requiere crear una cuenta para ser miembro.
Es un Webbased Service, es decir, una aplicación que requiere estar on-line y no requiere instalar nada en la PC.
Es una herramienta de colaboración en la cual se definen proyectos, tareas, se asignan recursos y se rastrean las actividades. Sus funciones principales son controladas por email, siendo la principal fuente de comunicación entre miembros y administrador del proyecto.

JX PROJECT

http://www.jxproject.com/

Es Webbased System gratuito.
Soporta Windows, Linux y Solaris
Requiere Java Runtime Environment 1.5 o superior (se adquiere en la red)
Se apoya en Gantt, planeación, nivelación de recursos y varias funciones útiles.
Los proyectos pueden ser consultados por cualquier persona que tenga acceso a Internet.

ACHIEVO

http://www.achievo.org/

Webbased System, basado en la red pero aún necesario instalar algunos componentes en la PC.
Es una herramienta flexible de AP utilizado básicamente para la pequeña y mediana empresa. Tiene buenas y variadas funciones para la administración de proyectos.

ACE PROJECT
http://www.aceproject.com/Packages-Regular.htm

Webbased System
Se utiliza para el sistema Windows
Se crea una cuenta gratuita a la cual se accede para ver tus proyectos.
Tiene un número limitado de usuarios, proyectos y tareas por cuenta.

DOTPROJECT

http://www.dotproject.net/

Gratuito
Es un webbased system
Compatible con Windows NT/2000/XP

Cómo asegurar el éxito de la metodología Seis Sigma con Administración de Proyectos

2011-10-10T16:14:00.002-05:00

¿Porqué muchos proyectos de mejora no logran el objetivo?
Si bien es cierto que la aplicación de Seis Sigma ha logrado ahorros en muchas empresas, en algunos casos de cientos de miles de dólares, también se han reportado casos en que los proyectos de mejora no obtuvieron los ahorros que se esperaban o en el peor de los casos ni siquiera concluyeron.

Muchos fracasos se pueden evitar cuando hay una correcta administración de los proyectos. La asesoría y entrenamiento reciente a tres empresas que aplican Seis Sigma (Six Sigma) así lo confirma.

Seis Sigma consiste en la aplicación de herramientas estadísticas y administrativas para la mejora de procesos con el objetivo de conseguir ahorros relevantes en tiempo y costo. La metodología fue creada por Motorola y popularizada por General Electric en sus diferentes industrias. El método se aplica, con algunas variantes, siguiendo cinco etapas básicas: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Este proceso se le conoce también como DMAIC por las siglas en inglés de las etapas: Define, Measure, Analyze, Improve and Control.

Administración de Proyectos (Project Management) es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir los requisitos de los clientes en calidad, tiempo y costo. El proceso Seis Sigma cuenta con elementos de administración de proyectos, como la definición de las etapas principales (las cinco de DMAIC), actividades específicas, entregables, etc. Sin embargo, para garantizar el éxito en su aplicación es necesario entender que se están realizando proyectos de mejora de procesos cuyas condiciones varían entre uno y otro, es decir, hay diferentes clientes, usuarios, equipos de trabajo, etc. No es conveniente por lo tanto manejar todos los proyectos bajo la misma estrategia.

La Administración de Proyectos permitirá que los implementadores (Green y Black belts) apliquen herramientas para control de tiempo y costo, que conozcan las implicaciones de la relación entre el líder del proyecto y el trabajo en equipo, que aprendan a negociar con los involucrados en el proyecto, que tomen decisiones considerando las consecuencias de tiempo, calidad y costo.

Es también muy importante que ayuden a los Champions a tomar decisiones sobre los problemas que se presenten. La Administración de Proyectos es particularmente valiosa para llevar un control adecuado durante la fase de Mejorar, que es la que mayor variabilidad presenta dentro de las etapas de Seis Sigma. En esta fase, el equipo realiza la implantación de las acciones identificadas para eliminar las causas raíz que generan la variación en el proceso. En otras palabras, se tiene en todo momento visibilidad de cómo va el proyecto y hacia dónde se dirige.

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Se complementan...

Durante el tiempo que he desarrollado proyectos bajo la metodología Seis Sigma, he encontrado que hace falta un método que muestre una foto a los directivos de cómo van y hacia dónde van los proyectos. Es muy importante darnos cuenta que Seis Sigma y Administración de Proyectos no están peleados sino que se complementan al 100 % y a mi parecer lo que le da más valor a esta conjunción es que se garantiza el éxito de los proyectos en tiempo, presupuesto y con la calidad planeada a través de la Administración de Proyectos.

-Antonio Ballesterosby án López Miranda consultor en Administración de Proyectos del Tecnológico de Monterrey, Ing. Antonio Ballesteros Villalobos asesor corporativo de calidad y Six Sigma Master Black Belt de Grupo ADO

EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS PARA PROJECT MANAGERS: EL REPORTE GARTNER

2011-09-07T12:28:00.000-05:00

La evaluación de competencias en Project Managers se ha convertido en una necesidad para cualquiera que esté interesado en seleccionar, desarrollar y/o certificar a quienes toman este rol: ¿Cómo podemos constatar que una persona es competente para tomar el rol de Project Manager en determinado proyecto y situación? Gartner, en su documento “A Framework for Performance Based Competency Standards for Global Level 1 and 2 Project Managers” nos propone dos herramientas muy útiles para este propósito:

La primera es un modelo de competencias generales “basadas en desempeño” que todo Project Manager debe cubrir y la segunda es una herramienta para clasificar los proyectos con los que se evaluará a un Project manager según su nivel de complejidad.

Estas herramientas fueron generadas por la GAPPS (Global Alliance for Project Performance Standars), en donde participan voluntarios de diferentes industrias y nacionalidades otorgándole al documento y a las herramientas un carácter genérico y global.

El modelo de competencias de Gartner
El modelo de competencias propuesto por Gartner comprende lo que ellos llaman “Unidades de competencia” que son, en otras palabras, las áreas de mayor importancia para el buen desempeño de un Project Manager. Las seis unidades de competencia son:

1. Administración de la relación con los accionistas del proyecto.
2. Administración del desarrollo del plan para el proyecto.
3. Administración del progreso del proyecto.
4. Administración de la aceptación del producto.
5. Administración de las transiciones del proyecto.
6. Evaluación y mejora del desempeño del proyecto.

Gartner divide a su vez, cada una de estas áreas en “Elementos de competencia”, con los cuales define las tareas a realizar por el Project Manager sin determinar un procedimiento específico para completarlas.

Un ejemplo de un elemento de competencia dentro de la unidad de “Administración de la relación con los accionistas del proyecto” es “Asegurar que los intereses de los accionistas han sido identificados y están siendo atendidos”.

Como podemos ver, el sistema de Gartner evalúa el resultado y no el proceso, dándole libertad a cada Project Manager de elegir aquel que considere más apropiado.

Finalmente, por cada elemento de competencia, Gartner nos provee también de lo que ellos llaman “Criterios de desempeño”. Un ejemplo de esto dentro del elemento de competencia arriba mencionado, es: “Se toman acciones para atender intereses divergentes”.

Con estos criterios se definen las condiciones de satisfacción que deben cumplirse para que la persona demuestre competencia en el rol de Project Manager y nos describen con más detalle los resultados y acciones específicas que debemos observar al evaluar competencias en el desempeño.

Gartner no nos proporciona una herramienta específica para la evaluación de competencias sino que propone un modelo general que sienta las bases para que cada organización pueda generar su propio sistema de evaluación tomando en cuenta las características específicas tanto del programa como de su entorno.

El CIFTER
El CIFTER es la segunda herramienta que nos proporciona Gartner. Con esta herramienta el usuario evalúa siete aspectos que impactan en el nivel de complejidad de un proyecto; los califica y por medio de la puntuación final obtenida se define si el proyecto es considerado como Nivel 1, Nivel 2 o no tiene el suficiente nivel para ser tomado en cuenta en la evaluación de una persona.

Los siete aspectos evaluados por el CIFTER son:

1. Estabilidad del contexto global del proyecto.
2. Numero de disciplinas, métodos y maneras de enfocar el proyecto, involucradas en el desempeño del mismo.
3. Magnitud de las implicaciones legales, sociales y ambientales que surgen del desempeño del proyecto.
4. Impacto financiero esperado (positivo o negativo) en los accionistas del proyecto.
5. Importancia estratégica del proyecto en la organización u organizaciones involucradas.
6. Afinidad de los accionistas en cuanto a las características del producto final del proyecto.
7. Número y variedad de interfaces entre el proyecto y otras entidades de la organización.

Una herramienta como esta, puede ser muy útil al evaluar competencias en un Project Manager ya que el especificar el nivel en el que se está evaluando, nos otorga bases más solidas para definir las circunstancias bajo las cuales demostró tener o no las competencias requeridas por su rol.

Las dos herramientas propuestas por Gartner representan un gran avance para quien desea evaluar o certificar competencias en el rol de Project Manager; sin embargo, aún queda trabajo por hacer: La definición del sistema de evaluación que se utilizará (sea por percepción, por evidencias o cualquier otro sistema) y su personalización para que vaya de acuerdo con las características organizacionales y culturales quedan en manos de la organización interesada.

Referencia:
GAPPS (2007) A Framework for Performance Based Competency Standards for Global Level 1 and 2 Project Managers Sydney: Global Alliance for Project Performance Standards

Elaborado:
Ing. Ivonne Rico Arenívar y Adán López Miranda
TEC de Monterrey, Aegistec

Análisis comparativo de dos herramientas para administrar proyectos: Microsoft® Project y Open Proj™

2011-08-16T16:45:00.004-05:00

La administración de proyectos es una actividad muy importante para que un proyecto sea terminado en tiempo y costos establecidos. Existen en el mercado diversos programas que nos permiten implementar técnicas para la administración eficiente. un ejemplo es MicrosoftÒ Project que es un software comercial diseñado, desarrollado y comercializado desde 1984. Sus funciones principales son desarrollo de planes, asignación de recursos, seguimiento, presupuestos, análisis de cargas de trabajo y generación de diversos reportes.

Actualmente con el desarrollo de programas de código abierto, surgen nuevas oportunidades de implementación de sistemas con características similares o mejores pero con la ventaja de tener una licencia publica, sin la limitante de hacer una inversión.

Una herramienta interesante de acceso libre es Open Projä , desarrollado por la compañía Serenaä. Entre sus principales ventajas se encuentra la portabilidad, velocidad, facilidad de uso y operabilidad en multiplataformas como Linux, Mac, Windows, así como la compatibilidad con programas del paquete Office de Microsoftâ.

Open Projä permite generar diagramas de gantt, redes, graficos y reportes. Tiene algunas limitaciones, entre ellas, no permite insertar objetos en las especificaciones de recursos como es el caso de archivos acrobat reader, imágenes o mapas.

A continuación se presenta una tabla comparando las principales características de MicrosoftÒ Project con OpenProjä, en donde destaca que las funciones más importantes importantes para administrar un proyecto son cubiertas por OpenProjä. Evidentemente Microsoftâ Project tiene muchas más funciones y el usuario tendrá que decidir si hace la inversión en este paquete o utiliza el software libre.

Tabla comparativa, elaborada en base a pruebas con varios proyectos.

Característica	Microsoft Project	OpenProj 1.4

Planeación
Definición del calendario	X	X
Definir fecha de inicio y de fin de actividad (sesiones)	X	X
Definir días festivos y fines de semana	X	X
Definir horario de trabajo	X	X
Listado de Actividades	X	X
Insertar columnas	X
Realizar la EDT Grafico		X
Realizar la EDT Actividades Sumarias	X	X
Inserción y borrado de actividades	X	X
Movimiento de actividades	X
Matriz de responsabilidades	X

Programación
Programación por barras	X	X
Escala de tiempo	X	X
Milestones	X	X
Dependencia de actividades	X	X
Tipos de condicionalidad	X	X
Restricciones	X	X
Programación por redes	X	X
Ruta critica	X	X

Costos y recursos
Tabla de costo	X
Hoja, asignación y uso de recursos	X	X
Diagrama de carga de trabajo	X	X
Nivelación de Recursos	X	X
Impresión de documentos	X	X

Control de tiempo y costos
Asignar porcentaje de avance a las actividades	X	X
Guardar Baselines para comparar con el estado actual con porcentaje	X
Guardar Baselines para comparar con el estado actual sin porcentaje		X

Elaborado por Alfonso Noé, revisado por Adán López Miranda. Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey, Febrero 2011. Las pruebas se hicieron con la versión 2007 de Microsoftâ Project y la versión 1.4 de OpenProjä.

Bienvenidos a nuestro blogger

2010-12-16T14:51:00.004-06:00

En AEGIS-Tec iniciamos con mucho entusiasmo este blog para la comunidad de administración de proyectos. Consideramos importante incrementar los espacios de comunicación con todas aquellas personas que se interesan en hacer de la administración de proyectos una ventaja competitiva.

Coincide la apertura de este espacio para intercambio de experiencias con el lanzamiento de nuestro programa de administración de proyectos en línea a través de la Universidad Virtual. Hemos trabajado fuertemente en la realización de este producto para ofrecer un servicio con la calidad que identifica a AEGIS-Tec en una modalidad alternativa a la presencial.

El objetivo del programa es preparar a las personas para que mejoren la administración de sus proyectos. Adicionalmente estructuramos el programa de manera que los conocimientos adquiridos preparan a los participantes para aplicar exitosamente el examen profesional CAPMâ o PMPâ del Project Management Institute.

El lanzamiento del blog y del programa en línea son una muestra más de nuestra constante superación para ofrecer cada vez más productos y mejor calidad a nuestros clientes. AEGIS-Tec nació hace ya 17 años (1993) con un curso diseñado para un cliente en particular. Desde entonces hemos evolucionado para ofrecer más cursos, un Diplomado, tres diferentes programas de certificación, un diplomado en línea.

En este proceso de mejora continua y desarrollo de nuevos productos estamos proyectando para el año 2011 incorporar en nuestros cursos el desarrollo de competencias basándonos en estándares internacionales de alto prestigio.

Mientras tanto les deseamos que pasen una muy feliz navidad y que el año nuevo sea para ustedes de logros personales, familiares y profesionales.

Adán López Miranda

Director AEGIS-Tec